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Distribution courrier sécurisé

 

Avec la distribution électronique sécurisée, les communes peuvent maintenant économiser du temps, de l’argent et sauver quelques arbres.

Les administrations en Europe dépensent chaque année des sommes conséquentes pour l’envoi postal, pour l’impression des courriers, pour les envois recommandés et le traitement de documents confidentiels. Avec le service d’envoi électronique ces coûts peuvent être réduits de jusqu’à 92 %.

Les bénéfices de l’envoi électronique ne sont pas seulement économiques, mais l’administration gagne aussi en rapidité et en efficacité car la procédure de communication est beaucoup plus rapide que celle par voie postale.
Aujourd’hui, les documents sont constitués de manière presque exclusivement électronique. Avec la distribution électronique, il existe maintenant la possibilité de transmettre ces mêmes documents, de manière sécurisée avec une preuve légale de la transmission et de la réception prouvée de ces documents sous forme électronique.

Outre la communication facile et rapide avec les citoyens, l’avantage de cette solution technologique repose aussi dans l’utilisation simplifiée et la valeur ajoutée proposée par une distribution « double ». Les communes peuvent envoyer toute communication et courrier en un clic de souris. Lorsque le destinataire est disponible par voie électronique, il reçoit son courrier sous forme électronique. Pour tous les autres destinataires, le courrier est imprimé, mis sous pli et envoyé par la poste de manière complètement automatique.

La distribution électronique simplifie les processus de gestion pour l’administration mais facilite aussi la vie des citoyens. Les citoyens reçoivent leur courriers dans leur boite de courriel et évitent les aléas de la poste, les longs délais d’attente et les déplacements au bureau de la poste pour les courriers recommandés. Les factures et les amendes peuvent être consultées, payées et archivées sous forme électronique.

 

Un envoi sécurisée et controlé

La conformité et la sécurité des données sont des aspects majeurs de la distribution électronique. Chaque envoi individuel est suivi, contrôlé et documenté sans interruption de la transmission des données jusqu’à la distribution au destinataire. Les courriers ne se perdent plus et vous savez à tout moment si votre courrier a été reçu et lu.

Le service de distribution électronique du courrier est synonyme de communication opportune entre les communes et les citoyens. La distribution électronique est ainsi d’ores et déjà un composant essentiel d’une gestion moderne et orientée vers le service chez les autorités légales.


En France, eMunicipality offrira un service de distribution électronique “double” avec son partenaire hpc DUAL – BriefButler à partir du 1er Janvier 2016. Ce service envoie annuellement déjà plus de 30 millions de lettres sur le chemin double en Europe. En Autriche, en Suisse et au Liechtenstein, des centaines de communes déjà misent sur la distribution électronique.

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