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communication interne

L’adoption de pratiques de communication interne très efficaces contribue à bâtir des équipes plus fortes et tend à améliorer les procédures et les services de la municipalité. Les astuces suivantes ont pour objectif d’améliorer la communication interne.

Améliorer la communication interne permet d’augmenter de manière significative l’implication des agents. Cela favorise également une meilleure qualité du service offert aux administrés et soude les équipes.

Quelles sont les 5 principales raisons d’une mauvaise communication interne ?

  1. Le manque d’expertise dans les tâches à accomplir
  2. Le manque de flexibilité dans les processus de travail
  3. Le manque de formation
  4. Le manque de reconnaissance pour l’agent et pour ce qu’il a produit
  5. Le manque de communication entre le personnel et l’encadrement

9 pistes à explorer pour améliorer la communication interne :

Recourir à ces 9 façons d’améliorer la communication interne au sein de votre municipalité vous placera au niveau des municipalités où les agents  se sentent le mieux et sont à même de donner le meilleur d’eux-mêmes… et ça ne revient pas plus cher d’apporter du bien-être au travail, alors pourquoi s’en priver ?

  1. Inspirer l’équipe en partageant les retours d’expérience et en s’ouvrant au dialogue

Une bonne communication interne s’établit dans les 2 sens. Ce que nous constatons habituellement est que l’information va dans le sens des tâches confiées par la direction. Essayez de recueillir l’avis et les commentaires des agents sur l’information qu’ils reçoivent. Faites en sorte que le service informatique partage l’information avec les autres services et vice-versa.

Cela rendra les agents plus enclins à communiquer et les aidera à comprendre leur rôle global dans l’organisation.

  1. Les managers : des modèles pour ceux qu’ils managent

Si vous souhaitez que votre personnel communique, faites en sorte que la direction et l’encadrement montrent l’exemple. Les managers doivent apprendre à partager, à commenter, à faire des commentaires et à répondre aux questions des agents.

  1. Donner envie aux agents de partager l’information

Montrez et apportez de la valeur aux agents dans ce qu’ils font au quotidien. Montrez-leur les avantages de partager l’information. Motivez-les à partager l’information, cela leur apportera de nouveaux axes de productivité. L’astuce est de parvenir à mettre en place une culture du partage.

  1. Rendre les objectifs publics!

Publiez les objectifs à atteindre : publiez les objectifs des agents, de l’équipe et de l’ensemble du service. Rendez ces objectifs visibles par tout le monde au sein de l’organisation.

Dans la moitié des cas, l’encadrement n’a pas communiqué efficacement les stratégies de la municipalité aux agents d’une façon qui leur permette de « vivre leur travail au quotidien ».

Dale Carnegie dans un de ses plus célèbres livres parlait déjà en 1936 de publier les objectifs à atteindre. Il a constaté que non seulement cela donnait une direction à suivre mais avait aussi tendance à créer une saine compétition : qui réalisera le plus vite ses objectifs ? Qui dépassera ses objectifs ?

  1. Recourir à des outils en ligne au lieu des traditionnelles réunions

Les réunions sont généralement perçues comme une grosse perte de temps. Organiser des réunions efficaces est tout un art. Certaines réunions de 30 minutes sont parfois plus enrichissantes que les classiques réunions de 1h30 à 2h00 au cours desquelles il est bien difficile de ne pas décrocher, bailler ou pire s’ennuyer.

Vous pouvez réduire ce temps de réunions plusieurs heures en utilisant les outils de la technologie moderne :

  • Tenir au courant l’équipe de l’avancée d’un projet par le biais d’une vidéo
  • Suivre le travail de l’équipe au travail avec des outils de reporting en ligne.
  • Illustrer les objectifs à atteindre par une sympathique infographie

Il y a tellement d’avantages à l’utilisation des technologies modernes dans le secteur public…

De récentes études ont démontré que la productivité des agents peut s’accroître de 25 à 30% en ayant recours aux technologies 2.0 (chat interne, outils collaboratifs, etc.). C’est toute la communication qui peut bénéficier de l’usage de ces nouvelles technologies.

Vous savez cliquer ?

Ils savent aussi cliquer !

Voilà de quoi rendre l’information plus facile à faire circuler.

  1. Faire le point régulièrement

La plupart des gens aiment être tenus au courant en temps réel, et encore plus si des règles en ce sens ont été définies :

  • une fois par semaine
  • une fois par mois
  • une fois par trimestre

Etablissez une stratégie de communication avec des mises à jour de préférence hebdomadaires en respectant les règles définies. Si vous annoncez un point hebdomadaire, prenez le temps de faire ce point avec votre équipe.

Vous y gagnerez en crédibilité et en leadership.

  1. Éduquer les gens dans la langue du partage

Bien écrire est une compétence acquise, n’est-ce-pas ? Expliquez ce que cela implique. La plupart des gens doivent être formés à écrire pour les autres, pas pour eux-mêmes. Encore une fois, les agents doivent se rendre compte de la valeur du partage de l’information, sans cela ils ne peuvent pas comprendre pas pourquoi il est important de partager.

  1. Utiliser des outils de communication mobile

De nos jours, la plupart des gens ont accès à l’information de manière très instantanée. Fournissez des outils pour partager l’information interne au moyen de smartphones et de tablettes. Beaucoup de gens recherchent de l’information liée au travail grâce à ces 2 outils de communication mobile : pensez-y !

  1. Ecouter

Quand vous parlez, vous répétez seulement ce que vous savez déjà. Mais lorsque vous écoutez, vous pouvez apprendre quelque chose de nouveau. L’écoute est souvent plus importante que la diffusion d’informations. Pour que cette écoute soit la plus enrichissante possible, invitez chacun à contribuer à la discussion et ce qu’importe le grade ou le statut.

 

Avec ces 9 façons d’améliorer la communication interne, vous voici à même de diriger vos équipes dans une meilleure direction et dans un climat propre à l’épanouissement de chacun.